Descarga masiva de CFDI: las tres opciones y cuándo conviene cada una
Para la descarga masiva de CFDI hay tres caminos, y Bravok vende uno de ellos (así que conviene empezar por lo incómodo): para muchas empresas el portal del SAT es suficiente y no hay que pagar nada. Esta guía explica cuándo sí y cuándo no.
Las tres opciones
01
El portal del SAT
Gratis
El servicio oficial de Descarga Masiva. Se solicita un lote, el SAT lo prepara y luego se descarga un ZIP con los XML.
A favor
+No cuesta nada y es la fuente original
+Sirve para una razón social y un periodo concreto
+Suficiente si descargas de vez en cuando y archivas y ya
En contra
−Una razón social a la vez, y hay que repetir el proceso para cada una
−Límite de comprobantes por solicitud: los periodos grandes hay que trocearlos a mano
−Entrega XML, no información: nada de índice, IVA desglosado ni papeles de trabajo
−No avisa de nada · ni de una cancelación, ni de un proveedor en la lista 69-B
−El servicio falla a menudo y hay que reintentar a mano
Conviene siTienes una o dos razones sociales, descargas cada tanto y el trabajo posterior lo hace tu contador en Excel sin quejarse.
02
Un servicio de terceros
Suscripción mensual o anual
Software comercial que automatiza la descarga y suele añadir consulta, reportes y algo de conciliación.
A favor
+Automatiza la descarga y los reintentos, que es el 80 % del dolor
+Se contrata hoy y funciona hoy: sin proyecto de por medio
+El proveedor se ocupa de los cambios del SAT
En contra
−Se paga mientras se use, y el costo crece con el número de RFC
−Tus XML y tu e.firma viven en la infraestructura de alguien más
−Lo que no trae de fábrica no se puede añadir
−Al dejar de pagar suele perderse el acceso al histórico
Conviene siNecesitas resolverlo esta semana, el número de razones sociales es estable y lo que ofrece de serie cubre tu operación.
03
Un sistema propio
Inversión única más mantenimiento
Consume el mismo web service oficial, pero vive en tu infraestructura y hace exactamente lo que tu operación necesita.
A favor
+Los XML y la e.firma se quedan en tu servidor
+Varias razones sociales en una sola consulta, sin costo por RFC
+Se le añade lo que falte: DIOT, materialidad, cruce de EFOS, alertas
+No hay renta: el costo no crece con los años
En contra
−Requiere una inversión inicial y alguien que lo mantenga
−No está listo mañana
−Los cambios del SAT los absorbes tú
Conviene siTienes varias razones sociales, el trabajo posterior a la descarga es lo que consume el tiempo del equipo, o ya pagas una licencia que no cubre lo que necesitas.
El trabajo empieza después de descargar
Elijas la opción que elijas, tener los XML no es tener la información. Estas cuatro cosas no las resuelve ninguna descarga por sí sola, y son las que de verdad consumen tiempo o cuestan dinero cuando fallan:
Cruzar emisores contra la lista 69-B
Deducir de un EFOS puede costar la deducción. La lista cambia, así que el cruce hay que rehacerlo, no hacerlo una vez.
Vigilar el plazo de las cancelaciones
Hay un plazo para aceptar o rechazar. No responder puede dejar firme una cancelación de algo ya contabilizado.
Convertir el XML en papel de trabajo
El índice con IVA desglosado, la DIOT y la materialidad de nómina se arman a partir del XML, no vienen en él.
Comprobar que lo resguardado sigue siendo válido
El XML tiene un sello. Verificarlo es lo que demuestra que el archivo no se alteró desde que lo emitieron.
Preguntas frecuentes
¿Se pueden descargar los CFDI del SAT masivamente y gratis?
Sí. El SAT ofrece el servicio de Descarga Masiva sin costo, tanto desde su portal como por web service, y es la fuente original de los comprobantes. Se solicita un lote por razón social y periodo, el SAT lo prepara y después se descarga un archivo comprimido con los XML. Para una empresa con un solo RFC que descarga de vez en cuando, esto es suficiente y no hay motivo para pagar nada. El costo aparece cuando hay varias razones sociales, cuando los periodos son grandes y hay que trocearlos, o cuando lo que hace falta no es el XML sino la información que se saca de él.
¿Cuántos CFDI se pueden descargar de una sola vez?
El servicio del SAT limita el número de comprobantes por solicitud, así que recuperar varios años obliga a partir la petición en lotes por periodos más cortos y a repetir el proceso. Además el servicio falla con frecuencia y hay que reintentar. Ese trabajo repetitivo es exactamente lo que automatiza cualquier herramienta, propia o de terceros: no descargan nada que no puedas descargar tú, hacen la misma llamada muchas veces sin cansarse y reintentando cuando el SAT no responde.
¿Cuántos años de facturas conserva el SAT?
El SAT mantiene disponibles los comprobantes de los últimos cinco ejercicios, que coincide con el plazo general de conservación fiscal. Por eso conviene resguardar los XML por cuenta propia: pasado ese plazo dejan de poder recuperarse del portal, y el XML es el documento con valor fiscal, no el PDF. Un resguardo propio también permite comprobar el sello de cada comprobante, que es lo que demuestra que el archivo no se alteró.
¿Qué es la lista 69-B y por qué importa al descargar facturas?
Es la lista que publica el SAT con los contribuyentes que presuntamente emitieron comprobantes sin contar con los activos o el personal para prestar el servicio: los llamados EFOS. Deducir una factura de alguien en esa lista puede costar la deducción y traer consecuencias. Descargar los CFDI no te dice nada de esto: hay que cruzar cada emisor contra la lista, que se actualiza periódicamente. Es una de las cosas que ninguna descarga simple hace y que sí conviene automatizar cuando el volumen de proveedores es alto.
¿Qué pasa si un proveedor cancela una factura ya contabilizada?
Desde la reforma que introdujo el esquema de cancelación con aceptación, el receptor tiene un plazo para aceptar o rechazar la solicitud, y si no responde la cancelación puede quedar firme por no manifestarse. El riesgo real no es la cancelación en sí: es enterarse tarde. Un sistema que vigile las solicitudes y avise antes de que venza el plazo evita perder una deducción por silencio administrativo.
¿Conviene desarrollar un sistema propio para esto?
Solo si el volumen lo justifica. Con una o dos razones sociales y poco trabajo posterior, el portal del SAT alcanza y desarrollar algo sería tirar dinero. Empieza a tener sentido cuando hay varias razones sociales, cuando el equipo pierde días en consolidar y armar papeles de trabajo, o cuando ya se paga una licencia que no cubre lo que la operación necesita. La cuenta se hace comparando la renta anual del servicio actual contra la inversión única más su mantenimiento.
Si tu caso es el tercero, esto es lo que Bravok construyó
Un portal que consume el mismo web service oficial, guarda la e.firma cifrada fuera del webroot, consolida varias razones sociales en una consulta y hace las cuatro cosas de arriba. Y si tu caso es el primero, quédate con el portal del SAT: te lo decimos igual.