Contar horas como pesos
Liberar cuarenta horas no es ahorrar cuarenta horas de sueldo si nadie deja de cobrarlas. Es capacidad, y vale, pero hay que decidir en qué se usa antes de anotarla como ahorro.
Calculadora de ROI de automatización · gratuita
¿En cuánto se paga automatizar esto?
Dos personas, diez horas a la semana, un proceso que nadie quiere hacer. Esta calculadora te dice cuánto cuesta hoy, cuánto liberaría automatizarlo y en cuántos meses se recupera la inversión.
El proceso tal como está hoy
Cuántas lo hacen
Cada una
Costo de esas horas
Costo para la empresa, no sueldo neto
La automatización
70 %
Lo que queda fuera son las excepciones que alguien revisa a mano.
Una sola vez
Licencias e infraestructura
Recuperas lo invertido en
11.8 meses
A partir de ahí, cada mes te quedan $15,200 que hoy se van en trabajo manual.
Tu dinero, mes a mes
Aún no se pagaYa ganasLas 87 horas que hoy se van al mes
70 %30 %
61 h se automatizan26 h siguen siendo a mano
- Te cuesta hoy, al mes
- $26,000
- Te ahorras, al mes
- $15,200
Por cada peso invertido, recuperas
- En 12 meses
- 1.01 pesos +$2,400
- En 24 meses
- 2.03 pesos +$184,800
- En 36 meses
- 3.04 pesos +$367,200
Dicho de otro modo: son 7.6 jornadas de ocho horas que tu equipo recupera cada mes, y 91 al año.
Cómo se calcula
No hay nada oculto. Son cuatro operaciones y la única decisión de fondo es restar el costo de operar antes de declarar un ahorro:
horas al mes = personas × horas por semana × 52/12
ahorro bruto = horas al mes × % automatizable × costo por hora
ahorro neto = ahorro bruto − costo mensual de operación
meses = inversión / ahorro neto ← si el neto no es positivo, no se paga
Se usan 52/12 semanas por mes, no 4: redondear a cuatro semanas subestima el año en un 8 %. El costo por hora derivado del sueldo aplica un factor de 1.35 por carga social, que es una aproximación razonable para México y varía según nivel salarial y prestaciones. No se descuenta el dinero en el tiempo, por la razón que está en las preguntas frecuentes.
Tres formas de inflar un ROI sin mentir
Olvidar lo que cuesta mantenerlo
Todo lo automatizado tiene licencias, servidores y alguien que lo arregla cuando cambia el formato de un archivo. Sin ese costo, cualquier proyecto se paga solo en el papel.
Suponer el 100 %
Las excepciones no desaparecen: cambian de manos. Si el 15 % de los casos sigue necesitando criterio humano, el ahorro es del 85 %, no del total.
Preguntas frecuentes
¿Cómo se calcula el ROI de automatizar un proceso?
Se compara lo que cuesta hacer el proceso a mano contra lo que cuesta automatizarlo y operarlo. El costo actual son las horas que consume al mes por el costo por hora de quien las dedica. El ahorro es la parte de esas horas que deja de hacerse, menos lo que cuesta mantener la automatización cada mes: licencias, infraestructura y el tiempo de quien la cuida. Dividiendo la inversión inicial entre ese ahorro neto mensual sale en cuántos meses se recupera. Si el ahorro neto es cero o negativo, no se recupera nunca, por mucho que el proceso sea lento.
¿Las horas liberadas son dinero ahorrado?
Solo si se dejan de pagar o se dedican a algo que produce ingreso. Este es el error más común al justificar una automatización: se cuentan cuarenta horas liberadas al mes como cuarenta horas de sueldo ahorrado, pero nadie despide a nadie y el equipo sigue costando lo mismo. Lo que se ganó fue capacidad, que puede valer mucho (atender más clientes, cerrar el mes antes, dejar de trabajar sábados), pero no aparece en el estado de resultados como ahorro. Conviene decidir de antemano en qué se van a usar esas horas.
¿Qué porcentaje de un proceso se puede automatizar de verdad?
Rara vez el 100 %. Casi siempre queda un resto de excepciones que alguien revisa: el caso que no cuadra, el cliente con condiciones distintas, el documento que llegó mal. Un rango realista para un proceso administrativo bien delimitado está entre 60 % y 85 %. Cuando alguien promete el 100 %, lo que suele pasar es que las excepciones se convierten en trabajo nuevo: revisar lo que el sistema hizo mal. Es mejor automatizar el 70 % y que el 30 % restante llegue etiquetado y ordenado.
¿Cuánto cuesta realmente una hora de trabajo?
Más que el sueldo. En México, al sueldo bruto hay que sumarle las cuotas al IMSS e INFONAVIT, el aguinaldo, la prima vacacional y las vacaciones; el factor ronda 1.35, aunque varía por nivel salarial y prestaciones. Un sueldo de 20,000 pesos al mes cuesta cerca de 27,000, y repartido en las 208 horas laborables de un mes son unos 130 pesos por hora. Si además esa persona usa equipo, licencias o espacio, el costo real es mayor. Calcular el ROI con el sueldo neto subestima el ahorro entre un 35 % y un 50 %.
¿Qué procesos conviene automatizar primero?
Los que son repetitivos, tienen reglas claras y ocurren muchas veces. Un proceso que se hace dos veces al año no se paga aunque tome un día entero cada vez. Un proceso que toma quince minutos pero se repite cuarenta veces al día sí. También pesa el costo de equivocarse: conciliar pagos a mano es lento, pero lo caro no es el tiempo sino el error que nadie detecta hasta el cierre. Y conviene empezar por procesos que ya estén escritos: si nadie sabe explicar cómo se hace, automatizarlo va a documentar el caos, no eliminarlo.
¿Por qué esta calculadora no descuenta el dinero en el tiempo?
Porque a los plazos que se manejan aquí el descuento cambia poco y añade una variable que casi nadie quiere estimar. Con una tasa del 10 % anual, un ahorro recibido dentro de dos años vale cerca de un 17 % menos que hoy; es real, pero no cambia la decisión de un proyecto que se paga en doce meses. Si el plazo se estira más allá de tres años, el descuento sí importa, y entonces la pregunta ya no es si automatizar sino por qué cuesta tanto.
El número sale bien; lo difícil es el proceso
Una automatización se cae por lo que nadie escribió: la excepción que solo conoce quien lleva ocho años haciéndolo. Antes de construir nada, conviene ver el proceso completo y separar lo que tiene reglas de lo que necesita criterio.
Otras herramientas gratuitas
Todas funcionan en el navegador, sin registro y con la fórmula a la vista. Lo que escribes no sale de tu equipo.
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